Een merk dient om de waren of diensten van een onderneming te onderscheiden van die van andere ondernemingen. Daarnaast heeft een merk vaak een reclamefunctie, een reputatiefunctie, een kwaliteitsfunctie of een garantiefunctie.
Een merk kan alleen een woord zijn (bijv. 'Coca Cola'), maar ook een afbeelding (bijv. de schelp van Shell), een vorm (bijv. een verpakking), een klank (bijv. de tune van Intel processoren), een kleur (bijv. kleur groen voor KPN) of een combinatie hiervan.
Om merkbescherming te verkrijgen, dient een merk veelal te worden gedeponeerd. Merken kunnen worden gedeponeerd bij verschillende officiële instanties. Voor bescherming in de Benelux bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom, voor bescherming in de Europese Unie bij het Europees Merkenbureau in Alicante en voor internationale bescherming bij de World Intellectual Property Organization (WIPO) in Genève. Voor sommige landen geldt dat merken alleen bij nationale merkenbureaus kunnen worden gedeponeerd.
Bij het deponeren van een merk moet worden aangegeven voor welke waren of diensten het moet gaan gelden. Hiervoor zijn tientallen waren- en dienstenklassen in het leven geroepen. Daaruit moet een keuze worden gemaakt.
Een merk deponeren is pas het begin. Merken moeten voldoen aan bepaalde vereisten. Ten eerste moet een merk voldoende onderscheidend vermogen hebben. Voorts mag het niet in strijd zijn met de goede zeden of openbare orde, het mag niet tot misleiding van het publiek leiden en het mag niet beschrijvend zijn (bijv. 'schenkstroop'). Op één van deze gronden kan een merk geweigerd worden.
Wanneer een merk is gedeponeerd, heeft de deposant 6 maanden de tijd om met behoud van de datum van het eerste depot een merk elders te deponeren. Dit recht wordt het prioriteitsrecht genoemd.
Sinds 1 januari 1996 is het mogelijk één depot te verrichten dat geldig is in alle landen van de Europese Unie (EU). Het Europese Merkenbureau, officieel het Office for Harmonization in the Internal Market (OHIM) genaamd, is gevestigd in het Spaanse Alicante. Het merk geldt altijd voor alle EU-landen, een beperking van landen is niet mogelijk.
Het depot voor een Gemeenschapsmerk wordt gedaan via het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom of rechtstreeks bij het Europese merkenbureau. In principe kunnen alle tekens die in de Benelux voor merkenbescherming in aanmerking komen ook als Gemeenschapsmerk worden gedeponeerd. Het Gemeenschapsmerk is niet alleen voorbehouden aan inwoners van de EU. Onderdanen van vrijwel alle andere landen kunnen een Gemeenschapsmerk deponeren
Het depot wordt gedaan in één van de officiële talen van de EU en kan dus ook in het Nederlands geschieden. Bij het depot moet bovendien een procestaal worden gekozen. De deposant heeft de keuze uit Frans, Duits, Engels, Spaans en Italiaans. Mocht in een later stadium van de registratieprocedure een oppositie worden ingesteld, dan wordt de oppositieprocedure gevoerd in de door de deposant gekozen procestaal.
Bij het depot kunnen de oudere rechten van al bestaande inschrijvingen van het merk in één of meer Europese landen worden ingeroepen. De bestaande inschrijvingen moeten wel aangemeld zijn op naam van dezelfde deposant en gelden voor dezelfde waren en diensten als waarvoor het Gemeenschapsmerk wordt gedeponeerd.
In een ambtelijk onderzoek wordt vastgesteld of het depot aan alle vereisten voldoet. Tevens vindt onderzoek naar overeenstemmende merken plaats onder de oudere Gemeenschapsmerken die geregistreerd of gedeponeerd zijn. De deposant ontvangt de uitslag van het onderzoek, waarna het Gemeenschapsmerk gepubliceerd wordt. Bij een negatieve uitslag moet de deposant beslissen of hij de procedure doorzet. Evenals voor een Benelux merk mag het Europese merkenbureau het depot niet weigeren op grond van de gevonden oudere overeenstemmende merken. Het Europese merkenbureau kan evenals het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom de inschrijving van een merk wel weigeren wanneer het depot bijv. niet onderscheidend is of enkel beschrijvend is voor de waar.
Evenals bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom kan bij het Europese Merkenbureau door de houders van oudere merken bezwaar worden gemaakt tegen het depot. Deze zogeheten oppositieprocedure vindt plaats bij het Europese Merkenbureau en moet binnen 3 maanden na de publicatiedatum van het merk zijn ingesteld. Indien een merk geregistreerd wordt als Gemeenschapsmerk, is het voor merkhouders van belang een merkenbewaking te laten uitvoeren voor latere depots voor Gemeenschapsmerken, zodat zij tijdig oppositie kunnen instellen tegen een depot.
Wanneer blijkt dat de verkrijging van een Gemeenschapsmerk niet haalbaar is, kan de deposant het depot voor een Gemeenschapsmerk omzetten in één of meer nationale depots in de lidstaten van de EU. Dit kan bijvoorbeeld omdat er een ouder overeenstemmend merk in één van de lidstaten van de EU bestaat.